KPI, czyli Key Performance Indicators to dla wielu pracowników firm kolejny zwrot ze słownika „korporacyjnego żargonu”, który często budzi niechęć. Wrogość wobec „kejpiajów” może wynikać ze złego wykorzystania ich przez przedsiębiorstwa czy przełożonych, niewłaściwych założeń lub innych aspektów, które sprawią, że informacje, które się za nimi kryją, staną się niemiarodajne. Jak zatem poprawnie zdefiniować KPI, jak je wyznaczać i dlaczego warto to robić?
KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności
KPI to skrót od angielskiego zwrotu Key Performance Indicators, tłumaczone na polski jako kluczowe wskaźniki efektywności. KPI w biznesie to pojęcie niezwykle szerokie i trudno jednoznacznie wskazać, co należy wybrać jako wskaźnik, a co z pewnością nie może nim być. Zawsze jednak powinien być weryfikowany poprzez mierzalne kryteria – tylko wówczas można w pełni obiektywnie i na podstawie faktów stwierdzić, czy KPI udało się osiągnąć, czy nie. KPI nigdy nie powinny być bowiem obiektem bezpośredniej subiektywnej oceny lub opinii.
Taka definicja KPI w biznesie łatwo daje się połączyć z wynikami finansowymi. Faktycznie mierniki mogą być finansowe – KPI może być osiągnięty przychód, średnia marża na sprzedawanym towarze, zysk i tak dalej. Kluczowych wskaźników efektywności nie należy jednak zawsze utożsamiać ze sferą stricte biznesową i finansową. Należy je bowiem dostosować do specyfiki pracy i procesu, który wykonuje pracownik czy zespół. Tylko wtedy wyniki mogą być wartościowe.
Czy warto wyznaczać KPI?
Bill Gates w swojej książce „Biznes szybki j@k myśl” napisał: Biznes każdej firmy zaczyna się i kończy na dogłębnej analizie liczb. Niezależnie od tego, czym dana firma się zajmuje, jeżeli nie umie wyciągnąć wniosków z faktów dotyczących własnej działalności i podejmuje decyzje oparte na powierzchownych informacjach lub intuicji, w ostatecznym rozrachunku zapłaci za to wysoką cenę. Warto dobrze zapamiętać ten cytat, bo mówi on o istocie dogłębnej znajomości biznesu, który się prowadzi. Jednym ze sposobów na poznanie go i zmierzenie jest właśnie wyznaczenie sobie kluczowych wskaźników efektywności.
Dzięki nim można dowiedzieć się, czy procesy w przedsiębiorstwie przebiegają z wymaganą wydajnością, czy pracownicy wykonują swoje zadania w odpowiednim czasie, czy zysk jest taki, jak zakładano i oczekiwano. KPI to bardzo uniwersalne i elastyczne wskaźniki. Można go zastosować w każdym typie przedsiębiorstwa – od huty czy kopalni, po agencję marketingową czy nawet instytucję publiczną. Kluczowe jednak jest dobranie odpowiedniego wskaźnika.
Jak wyznaczyć KPI?
Kluczem do czerpania korzyści z wdrożenia w organizacji systemu KPI jest ich właściwe wyznaczenie. To trudny proces i wymaga dogłębnej analizy. Pod uwagę wziąć trzeba wiele czynników i historycznych wyników osiąganych w firmie. Od czego zacząć wyznaczanie KPI?
Przede wszystkim trzeba wybrać takie wskaźniki, które są policzalne – w żadnym razie nie mogą być one subiektywne, czyli oceniane na podstawie opinii. Tracą wówczas całkowicie swój bezwzględny i obiektywny charakter. KPI nie powinny być także zbyt skomplikowane. Do ich obliczenia nie powinien być stosowany złożony wzór lub szereg obliczeń. Dla każdego pracownika, który będzie pracował w oparciu o wskaźniki, muszą one być one zrozumiałe i łatwe do policzenia.
Również sama wartość KPI do osiągnięcia powinna być realna. Nie można wyznaczać wskaźników produktywności na bazie własnego przypuszczenia i oczekiwania. Trzeba spojrzeć na wyniki firmy i na tej bazie stworzyć KPI. Te z kolei powinny być wyważone – z roku na roku powinny rosnąć (o ile nie zmienia się koniunktura na rynku), ale jednocześnie zawsze powinny być możliwe do spełnienia. Zwłaszcza jeśli zależy od nich na przykład premia dla pracowników.
Jeśli założy się im niemożliwe do spełnienia KPI, ich motywacja do ich realizacji drastycznie spadnie, a zakładany efekt dynamicznego rozwoju może zostać zahamowany.
KPI w biznesie – zacznij od szkolenia
Wdrożenie systemu kluczowych wskaźników produktywności w firmie może przynieść wiele korzyści. Warunek jest jeden – wyznaczenie KPI powinno być przeprowadzone właściwie. Dlatego też na początku drogi warto wspomóc się wiedzą fachowców i zdecydować się na szkolenie z tego zakresu. Przykładową ofertę można znaleźć pod tym linkiem: https://www.academyofbusiness.pl/pl/szkolenia/wskazniki-efektywnosci-w-przedsiebiorstwie-kpi,175/. Dzięki temu ma się pewność, że do tematu wyznaczania kluczowych wskaźników produktywności podejdzie się z właściwą wiedzą teoretyczną. Tę będzie można następnie wykorzystać w praktyce i rozwijać swoją firmę w przejrzysty i mierzalny sposób.
Artykuł sponsorowany.
