Elektroniczny obieg faktur to obecnie jeden z najczęściej wdrażanych procesów biznesowych, który pozwala na skuteczne i szybkie usprawnienie funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa oraz podniesienie jakości dekretacji. Jego wprowadzenie zapewnia znaczącą oszczędność czasu, zasobów finansowych oraz ułatwia pracownikom realizację codziennych zadań. Eliminuje również szereg podatności, wynikających z błędów czy niedopatrzeń. Czym jest elektroniczny obieg faktur i w jaki sposób jest w stanie całkowicie odmienić pracę z dokumentami w przedsiębiorstwie?
Tradycyjny obieg faktur w firmie oraz związane z nim problemy
Faktury należą do najważniejszych i najliczniejszych zarazem dokumentów, które przetwarzają współczesne przedsiębiorstwa. Sprawne i w pełni zoptymalizowane zarządzanie ich obiegiem wywiera pozytywny wpływ na całokształt funkcjonowania firmy, pozwalając jej mieć bieżący wgląd w aktualną sytuację finansową, przestrzegać terminów opłacania należności oraz kontrolować ich regulowanie przez klientów i współpracujące podmioty. Firmy, które do tej pory korzystały z tradycyjnego obiegu faktur i przechowywały dokumentację finansową w postaci papierowej, coraz częściej rozważają możliwość przejścia na elektroniczny obieg faktur. Wdrożenie tego rozwiązania daje bowiem liczne, wymierne korzyści, które pozytywnie wpływają na szereg aspektów zarządzania przedsiębiorstwem.
Za wprowadzeniem elektronicznego obiegu faktur przemawia wiele czynników. Po pierwsze, obieg faktur w tradycyjnej formie jest angażującym procesem, który – w dobie cyfrowej transformacji i przy dostępności tak wielu technologii wspierających biznes – zupełnie niepotrzebnie zajmuje czas pracowników, odsuwając ich od ważniejszych i bardziej opłacalnych z biznesowego punktu widzenia zadań. Duże ilości dokumentów, które często chaotycznie krążą po firmie, obniżają nie tylko samą efektywność pracy, ale także zwiększają ryzyko ich zgubienia, zniszczenia czy pominięcia, co może negatywnie odbić się na funkcjonowaniu firmy oraz narazić ją na niepotrzebne koszty. Konieczność ręcznego przyjęcia każdego napływającego dokumentu, jego zarejestrowania, skatalogowania oraz przekazania do rąk odpowiedzialnej osoby, wymaga ponadto sporej ilości czasu, energii oraz zasobów, co jest kompletnie pozbawione sensu w sytuacji, kiedy mamy do dyspozycji takie rozwiązania, jak elektroniczny obieg faktur.
Elektroniczny obieg faktur – na czym polega i jakie korzyści gwarantuje?
Elektroniczny obieg faktur jest rozwiązaniem większości problemów związanych z zarządzaniem fakturami w przedsiębiorstwie i związanym z nim przepływem zadań, dokumentów oraz odpowiedzialności. Jego wdrożenie pozwala na szybkie, sprawne oraz w pełni zorganizowane procesowanie firmowych dokumentów finansowych. Każda nowa faktura, która wpływa do firmy, zostaje zeskanowana oraz wprowadzona do systemu, który dba o wystartowanie dla niej odpowiedniego, zgodnego z zapotrzebowaniem i wytycznymi firmy, obiegu. Wgląd w dokument uzyskują wszyscy użytkownicy systemu, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia oraz są uczestnikami danego procesu.
Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur całkowity czas obiegu faktury zmniejsza się kilkukrotnie oraz wymaga zaangażowania mniejszej liczby osób. Ponadto, zebranie wszystkich dokumentów finansowych w postaci elektronicznej w jednym miejscu, pozwala na utrzymanie porządku w dokumentacji firmowej oraz uzyskanie szybkiego dostępu do wszystkich potrzebnych w danej chwili plików. Digitalizacja procesów związanych z dokumentacją pozwala zaoszczędzić nie tylko czas i zasoby firmy, ale także miejsce, gdyż elektroniczny obieg faktur eliminuje konieczność posiadania przestrzeni niezbędnej do przechowywania dokumentów w formie papierowej.
Elektroniczny obieg faktur pozwala ponadto na bieżące analizowanie wydajności procesu, jego poszczególnych kroków oraz działań osób biorących udział w jego realizacji. Daje to możliwość eliminowania tzw. wąskich gardeł oraz usprawniania efektywności procesu. Jego zaletą jest także możliwość jednoznacznego przypisania odpowiedzialności w poszczególnych krokach obiegu faktury oraz uzyskania pełnej przejrzystości procesu akceptacji i dekretacji dokumentu. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zapewnia także stały monitoring terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu, co zapewniają automatyczne przypominania lub eskalacje stosowane w przypadku przekroczenia założonych terminów.
Integracja elektronicznego obiegu faktur z systemami transakcyjnymi firmy
Dzięki zastosowaniu zaawansowanych rozwiązań (np. kompleksowej platformy do zarządzania i automatyzacji procesów w firmie) elektroniczny obieg faktur może zostać w prosty sposób zintegrowany z systemami transakcyjnymi, które w swojej pracy wykorzystuje firma. Pozwala to m.in. na powiązanie procesów rejestracji i dekretacji faktur ze słownikami wykorzystywanymi w systemach transakcyjnych oraz optymalizuje proces obsługi faktur. Integracja elektronicznego obiegu faktur pozwala ponadto na uzyskanie dostępu do dodatkowych, przydatnych funkcji takich, jak np. obsługa kodów kreskowych, modelowanie dowolnego obiegu faktury, uzyskanie dostępu do systemu z poziomu przeglądarki, notyfikacje i przypomnienia, raportowanie i wiele innych.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom współczesnych firm, producenci oprogramowania oferują także nowoczesne rozwiązania w postaci platform low-code, które pozwalają na dostarczenia elektronicznego obiegu faktur, który będzie idealnie dostosowany do indywidualnych potrzeb oraz scenariuszy każdego przedsiębiorstwa – szybko i bez kodowania. Wysokiej klasy platformy low-code oferują więc firmom ogromne możliwości oraz szybkość w tworzeniu „szytych na miarę” i łatwych w modyfikacji, wysoko funkcjonalnych rozwiązań, które nie uzależniają ich od konkretnych zespołów deweloperskich.
