Im więcej rąk do pracy, tym ważniejszym dokumentem w firmie staje się grafik. W końcu ktoś musi czuwać nad tym, żeby dobrze zaplanować harmonogram pracy, uwzględnić wszystkie urlopy i upewnić się, że pracowników będzie dokładnie tyle, ile w danym momencie potrzeba. Przy tworzeniu grafiku trzeba wziąć pod uwagę sporo elementów. Nic dziwnego, że jego przygotowanie jest tak wymagające. Wystarczy jedno poważne niedociągnięcie, żeby źle ułożony harmonogram przyniósł firmie spore moralne i finansowe straty. Poniżej przygotowaliśmy zestawienie trzech największych problemów i odpowiadających im korzyści, z jakimi wiąże się planowanie optymalnego grafiku pracy. Podsuwamy również metodę, która usprawni tworzenie harmonogramu nawet o 70 procent!
1. Inspekcja Pracy czuwa – to narzędzie uchroni Cię przed karą!
Jako przedsiębiorca z pewnością zdajesz sobie sprawę, że nieznajomość prawa może poważnie zaszkodzić firmie i jej właścicielom. Godziny pracy czy długości urlopów nie mogą wynikać z widzimisię pracodawcy – wszystkie te kwestie, łącznie z wymaganą długością odpoczynków pomiędzy zmianami, pozostają uregulowane przez polskie prawo. Jeśli wręczysz pracownikom harmonogram łamiący zasady uwzględnione w Kodeksie Pracy, Inspekcja Pracy odwdzięczy Ci się potężną karą. Niedociągnięcia w kwestiach prawnych mogą zubożyć Twoje konto nawet o 30 tysięcy złotych… Nie musisz jednak wertować po nocach Kodeksu, żeby upewnić się, czy na pewno nie popełniłeś żadnego wykroczenia. Zrobi to za Ciebie bezpłatny program do planowania czasu pracy dostępny na GrafikOptymalny.pl. Narzędzie samo skontroluje, czy grafik przestrzega zasad dotyczących różnych typów umów czy etatów – uwzględni przy tym zarówno tryb pracy zmianowej, jak i system równoważny.
2. Jak cię widzą, tak cię piszą, czyli wpływ grafiku na wizerunek firmy i satysfakcję pracowników
Niechlujny, lekkomyślnie ułożony grafik, który na dodatek łamie prawo, pociąga za sobą nie tylko groźbę finansowej kary. Wieści szybko się rozchodzą – poczta pantoflowa sprawi, że pozornie niewielkie niedociągnięcia przełożą się na ujmę w oczach klientów i pracowników. Zły grafik to także zdezorganizowana praca i niezadowolona kadra. Z kolei dopracowany harmonogram czasu pracy, który uwzględnia oddolne prośby o urlopy, przyniesie firmie wiele korzyści. Pracownicy, którzy dostaną wolne na upragniony wyjazd, ślub czy wizytę u lekarza z pewnością będą bardziej zadowoleni, lojalni, a przede wszystkim efektywni. Dobry grafik minimalizuje ryzyko pospiesznego organizowania zastępstw oraz chroni przed dezorganizacją, opóźnieniami i rotacją pracowników, która w dzisiejszych czasach potrafi być bardzo kosztowna. Wystarczy przyłożyć się do tworzenia harmonogramu i pamiętać, że stuprocentowa dyspozycyjność przynależy do sfery mitu, żeby polepszyć wizerunek swojej firmy i zatrzymać u siebie pracowników na dłużej.
3. Optymalizacja kosztów pracy: minimum zbędnych wydatków, maksimum zysków
Przy tworzeniu grafiku pracy Twoim celem powinna być optymalizacja kosztów. Zrezygnuj ze wszystkich rozwiązań, które w bezsensowny sposób pożerają Twoje pieniądze. Sztandarowymi przykładami takiego marnotrawstwa są zmiany na zakładkę oraz nadgodziny przydzielane bez takiej konieczności. Prowadzisz sklep i zbliżają się święta? Owszem, przy kasach przyda się więcej rąk do pracy. Planujesz grafik na wtorkowe przedpołudnie? Zadbaj o to, żeby w sklepie nie było więcej sprzedawców niż klientów… Raz po raz powracaj pamięcią do założeń firmowego budżetu. Pomoże Ci w tym darmowy program do planowania czasu pracy – gdy będziesz w nim tworzył grafik pracy, koszty zatrudnienia automatycznie się podliczą, a narzędzie podpowie, jak można zoptymalizować firmowe wydatki.
