Przygotowanie konferencji wymaga sporo wysiłku i zaangażowania wielu osób. Jedną z najważniejszych kwestii jest wybór lokalizacji oraz sali zdolnej pomieścić wszystkich uczestników spotkania. O czym jeszcze trzeba pomyśleć?
Lokalizacja najważniejsza?
Do najbardziej istotnych zadań stojących przed organizatorami konferencji należy z pewnością wybór miejsca. Obecnie mają oni wiele możliwości ze względu na dużą liczbę centrów konferencyjnych. Sale przeznaczone do organizowania tego typu spotkań można też wynająć w wielu hotelach. Mogłoby się więc wydawać, że podjęcie decyzji nie sprawi większych trudności. W tym przypadku pod uwagę należy wziąć charakter konferencji i jej tematykę – inna lokalizacja będzie odpowiednia na spotkanie z dziennikarzami, a inna na wykład, jeszcze inna podczas szkoleń połączonych z ćwiczeniami praktycznymi. Najważniejszym kryterium powinna być liczba osób biorących w niej udział – sala musi być na tyle duża, aby każdy z uczestników miał wygodne miejsce siedzące. Kolejny krok to zaaranżowanie przestrzeni.
Ustawienie stołów
Przygotowanie sali do konferencji to ważne zadanie, które ma wpływ na komfort uczestników. W tym przypadku istotne znaczenie ma nie tylko liczba osób biorących udział w spotkaniu, ale też jego charakter. Rozwiązań jest wiele, a każde z nich ma swoje wady i zalety. Wśród najczęściej wybieranych ustawień stołów wymienić można:
- ustawienie kinowe – doskonale sprawdzi się przy konferencjach liczących dużą liczbę uczestników, podczas których najważniejszą rolę pełni prelegent wygłaszający wykład; warto w tym przypadku zastosować również podesty sceniczne, dzięki którym mówca będzie dobrze widoczny dla całej publiczności, ofertę takich podestów znajdziesz na bscsystem.pl;
- ustawienie w kształcie podkowy – wykorzystywane zazwyczaj podczas konferencji liczących 30-40 osób, które polegają na szkoleniach z elementami praktycznymi; rozwiązanie to zapewnia kontakt wzrokowy pomiędzy wszystkimi uczestnikami oraz odpowiednią ilość miejsca na odegranie scenek czy innych ćwiczeń;
- wspólny stół – idealne rozwiązanie w przypadku małych konferencji i spotkań biznesowych, podczas których omawiane są ważne sprawy przedsiębiorstwa albo ustalane zasady współpracy pomiędzy kontrahentami; mała odległość pomiędzy poszczególnymi uczestnikami gwarantuje dobrą komunikację;
- ustawienie szkolne – w takim ustawieniu każda osoba siedzi przy oddzielnym stoliku, umożliwia ono wygodne prowadzenie notatek;
- ustawienie wyspowe – polega na połączeniu kilku stolików do pracy w grupach; dobre rozwiązania w przypadku szkoleń, gdzie uczestnicy wykonują ćwiczenia i zadania zespołowe.
O czym jeszcze pamiętać?
Podczas planowania ustawienia stołów i krzeseł należy pamiętać o zapewnieniu odpowiedniej ilości miejsca dla każdego z uczestników oraz zachowaniu odstępów pozwalających swobodnie się poruszać. Ważne jest również zaplanowanie przerwy kawowej. Stoliki z poczęstunkiem można ustawić w tej samej sali, aby uczestnicy mieli swobodny dostęp do bufetu, jednak w przypadku dużych konferencji lepszym rozwiązaniem będzie bufet w oddzielnym pomieszczeniu.
